Cómo facturar como traductor autónomo según dónde esté tu cliente
Aviso. Esta guía es informativa y no sustituye a tu gestor ni a la Agencia Tributaria. Cubre IVA, factura y retención de IRPF en la venta de servicios de traducción desde España peninsular o Baleares. Si tú o tu cliente estáis en Canarias, Ceuta o Melilla, las reglas cambian (la propia Ley del IVA lo trata aparte): consúltalo con tu gestor. No cubre cuotas de autónomos, IAE ni el IRPF trimestral.
Casi todos los errores de facturación de un traductor nacen de una sola pregunta que no se hace: ¿dónde está mi cliente y es empresa o particular? De ahí depende si cobras IVA, si te retienen IRPF y qué declaraciones tienes que presentar. La tabla siguiente lo resume; debajo está el detalle con el artículo que lo respalda.
La tabla de un vistazo
| Tu cliente es… | IVA en tu factura | Retención de IRPF | Declaración extra |
|---|---|---|---|
| Empresa o profesional en España | Sí, 21 % | Sí: 15 % (7 % los tres primeros años) | No |
| Particular en España | Sí, 21 % | No | No |
| Empresa o profesional en otro país de la UE | No (operación no sujeta) | No | Alta en el ROI y modelo 349 |
| Particular en otro país de la UE | Sí, 21 % (IVA español) | No | No |
| Empresa o profesional fuera de la UE | No (operación no sujeta) | No | No |
| Particular fuera de la UE | No (operación no sujeta) | No | No |
1. Qué tiene que llevar toda factura
Aunque la operación no lleve IVA, sigues obligado a facturar: la obligación alcanza a las operaciones «no sujetas» y a las exentas (art. 2.1 del Reglamento de facturación, RD 1619/2012). Y es obligatorio expedir factura siempre que el destinatario sea una empresa o profesional (art. 2.2.a).
El contenido mínimo está en el art. 6.1 del RD 1619/2012:
- a) Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie es correlativa. Las facturas rectificativas llevan serie específica (art. 6.1.a, 2.º).
- b) Fecha de expedición.
- c) Nombre y apellidos o razón social, tuyos y del cliente.
- d) Tu NIF. El del cliente es obligatorio en casos concretos, entre ellos cuando el cliente es el sujeto pasivo del impuesto (art. 6.1.d, 2.º).
- e) Domicilio, tuyo y del cliente.
- f) Descripción de la operación con los datos necesarios para determinar la base imponible, el precio unitario sin impuesto y los descuentos. Para un traductor: idiomas, número de palabras, tarifa por palabra, recargos o descuentos por repeticiones.
- g) y h) Tipo de IVA aplicado y cuota, esta última por separado.
- i) Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
- j) Si la operación está exenta, la referencia a la norma que la exime.
Otras tres reglas del mismo reglamento:
- Plazo. La factura se expide al realizar la operación. Si tu cliente es empresa o profesional, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devenga el impuesto (art. 11.1). En los servicios, el IVA se devenga cuando se presta o ejecuta el servicio (art. 75.Uno.2.º de la Ley 37/1992): cuenta desde que entregas la traducción, no desde que te pagan.
- Moneda e idioma. La factura puede estar en cualquier moneda, pero si lleva IVA, la cuota tiene que expresarse en euros (art. 12.1). Puede escribirse en cualquier idioma; Hacienda puede pedirte una traducción al castellano si lo necesita (art. 12.2).
- Conservación. Debes guardar las facturas emitidas y recibidas durante el plazo de la Ley General Tributaria, con su contenido original (art. 19).
2. Cliente en España
Empresa o profesional. El servicio se entiende realizado en España cuando el destinatario empresario tiene aquí su sede (art. 69.Uno.1.º de la Ley 37/1992, Ley del IVA). Aplicas el 21 % (art. 90.Uno). Además, tu factura lleva retención de IRPF: el 15 % sobre los ingresos íntegros (art. 95.1 del Reglamento del IRPF, RD 439/2007). Si empiezas a ejercer, es el 7 % en el año de inicio y en los dos siguientes, siempre que no hubieras ejercido actividad profesional el año anterior y se lo comuniques al cliente en una comunicación firmada, que él debe conservar (art. 95.1). Los traductores de obras figuran expresamente entre los rendimientos profesionales (art. 95.2.b.1.º).
Quienes tienen obligación de retener son, entre otros, las personas jurídicas y los autónomos que pagan rentas en el ejercicio de su actividad (art. 76.1.a y b del Reglamento del IRPF).
Particular. También 21 % (art. 69.Uno.2.º). Un particular que no ejerce actividad no figura entre los obligados a retener (art. 76.1), así que no hay retención.
3. Cliente empresa en otro país de la UE
Es el caso que más confunde, y el más frecuente para quien trabaja con agencias europeas.
- Sin IVA español. El servicio se entiende realizado donde está la sede de tu cliente empresario, no donde estás tú (art. 69.Uno.1.º). La operación queda no sujeta en España y el IVA lo liquida tu cliente en su país.
- Mención en la factura. Pon el número de IVA intracomunitario de tu cliente y la indicación de que el impuesto lo debe el destinatario. La Directiva 2006/112/CE obliga a la mención de «inversión del sujeto pasivo» (en inglés, «reverse charge») cuando el cliente es el deudor del impuesto (art. 226, punto 11 bis; la deuda del destinatario por servicios prestados por alguien no establecido en su país es el art. 196). Una buena práctica es escribir también la norma de localización: «Operación no sujeta por reglas de localización, art. 69.Uno.1.º Ley 37/1992». El Tribunal de Justicia de la UE ha dicho que omitir la mención de inversión del sujeto pasivo no se puede arreglar más tarde (sentencia de 8-12-2022, asunto C-247/21, Luxury Trust Automobil), así que ponla desde la primera factura.
- Sin retención de IRPF. Una empresa extranjera sin establecimiento permanente en España no está entre los obligados a retener (art. 76.1 del Reglamento del IRPF).
- Alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Los profesionales que prestan servicios que se localizan en otro Estado miembro, con el destinatario como sujeto pasivo, forman parte de este registro (art. 3.3.d del RD 1065/2007). Se solicita en la declaración censal (art. 9). Hazlo antes de la primera factura a un cliente de la UE.
- Declaración recapitulativa (modelo 349). Debes presentarla por estas «prestaciones intracomunitarias de servicios» (art. 79.1.3.º del RD 1624/1992). Lleva los datos de cada cliente y la base total que le has facturado (art. 80.1.1.º). Se presenta mensualmente, en los 20 primeros días del mes siguiente, o trimestralmente si ni en el trimestre ni en los cuatro anteriores superas 50.000 € de operaciones declarables (art. 81.2). La del último periodo del año se presenta durante los 30 primeros días de enero (art. 81.3).
4. Cliente empresa fuera de la UE
La regla de localización es la misma (art. 69.Uno.1.º): el servicio se entiende realizado donde tiene su sede el cliente, y no en España. Factura sin IVA y sin retención, con la mención de no sujeción. El modelo 349 no aplica, porque exige que el destinatario esté en otro Estado miembro (art. 79.1.3.º).
5. Cliente particular fuera de España
- En otro país de la UE: como para un particular español, el servicio se entiende realizado en España porque tú estás aquí (art. 69.Uno.2.º). Facturas con IVA español al 21 %.
- Fuera de la UE: la Ley incluye expresamente los servicios de traducción, corrección o composición de textos y los de intérpretes entre los que no se entienden realizados en España cuando el destinatario no es empresario y está establecido fuera de la Comunidad (art. 69.Dos.f). Factura sin IVA.
6. Los errores más comunes
- Cobrar IVA a una agencia de otro país de la UE. Es una operación no sujeta en España (art. 69.Uno.1.º): el IVA lo liquida el cliente en su país.
- Aplicar retención de IRPF a un cliente extranjero sin establecimiento permanente en España.
- Factura sin el número de IVA intracomunitario del cliente. Sin él no se puede acreditar la operación ni hacer el 349.
- Dejar de presentar el 349, o no haberte dado de alta antes en el ROI.
- Dejar pasar el día 16 del mes siguiente al de la entrega.
- Saltarte la numeración. La serie es correlativa; las facturas rectificativas llevan además su propia serie (art. 6.1.a, 2.º).
- Poner el IVA en la moneda del cliente. La cuota va en euros.
- No saber si tu cliente actúa como empresa o como particular. Pregúntale por su número de IVA: si lo tiene, lo normal es que actúe como empresa.
7. Lista de comprobación antes de enviar una factura
- ¿Cliente en España, en la UE o fuera? ¿Empresa o particular?
- ¿Lleva IVA? ¿Está bien el tipo (21 %) o la mención de no sujeción?
- ¿Lleva retención de IRPF solo si el cliente es español y actúa como empresa o profesional?
- ¿Está el NIF o número de IVA del cliente?
- ¿Tiene número correlativo y fecha?
- ¿Describe idiomas, palabras y tarifa?
- ¿Se emite antes del día 16 del mes siguiente a la entrega?
- ¿Está dada de alta la operación en el ROI y entra en el próximo 349, si es de la UE?
Fuentes
Todos los artículos se leyeron en el texto consolidado de la fuente oficial el 2026-10-11.
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación: BOE-A-2012-14696
- Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido: BOE-A-1992-28740
- Real Decreto 1624/1992, Reglamento del IVA: BOE-A-1992-28925
- Real Decreto 1065/2007, Reglamento general de gestión e inspección: BOE-A-2007-15984
- Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF: BOE-A-2007-6820
- Directiva 2006/112/CE, art. 196 y 226 (texto en inglés consultado en legislation.gov.uk); sentencia TJUE C-247/21.
Gestrics es un programa de escritorio para traductores autónomos que lleva del primer correo a la factura cobrada. Te avisa de los errores más habituales al emitir (retención a un cliente de fuera, IVA a una empresa de la UE) y añade la mención de inversión del sujeto pasivo en las facturas a empresas de la UE. No presenta el modelo 349 ni comprueba tu alta en el ROI: eso sigue siendo cosa tuya y de tu gestor. Se queda en tu ordenador.
How to invoice as a freelance translator, depending on where your client is
Notice. This guide is informational and does not replace your accountant or the Spanish Tax Agency. It covers VAT (IVA), invoices and personal income tax (IRPF) withholding on translation services sold from mainland Spain or the Balearic Islands. If you or your client are in the Canary Islands, Ceuta or Melilla, the rules differ (the VAT Act itself treats them separately): ask your accountant. It does not cover self-employed social security contributions, the business activities tax (IAE) or quarterly income tax payments.
Almost every invoicing mistake a translator makes comes from one question that was never asked: where is my client, and is it a business or a private individual? That decides whether you charge VAT, whether income tax is withheld from you, and which returns you have to file. The table below summarises it; the detail follows, with the article that backs each rule.
The table at a glance
| Your client is… | VAT on your invoice | Income tax withholding | Extra filing |
|---|---|---|---|
| A business or professional in Spain | Yes, 21% | Yes: 15% (7% for the first three years) | No |
| A private individual in Spain | Yes, 21% | No | No |
| A business or professional in another EU country | No (operation not subject to Spanish VAT) | No | Registration in the ROI and Form 349 |
| A private individual in another EU country | Yes, 21% (Spanish VAT) | No | No |
| A business or professional outside the EU | No (operation not subject to Spanish VAT) | No | No |
| A private individual outside the EU | No (operation not subject to Spanish VAT) | No | No |
1. What every invoice must contain
Even when the operation carries no VAT, you still have to issue an invoice: the obligation covers operations that are "not subject" to the tax and those that are exempt (art. 2.1 of the Invoicing Regulation, Royal Decree 1619/2012). An invoice is always mandatory when the recipient is a business or professional (art. 2.2.a).
The minimum content is in art. 6.1 of Royal Decree 1619/2012:
- a) Number and, where applicable, series. Numbering within each series must be consecutive. Corrective invoices (rectificativas) go in a dedicated series (art. 6.1.a, point 2).
- b) Date of issue.
- c) Full name or company name, yours and your client's.
- d) Your tax ID (NIF). The client's is mandatory in specific cases, including when the client is the person liable for the tax (art. 6.1.d, point 2).
- e) Address, yours and your client's.
- f) Description of the operation with the data needed to determine the taxable base, the unit price before tax and any discounts. For a translator: languages, word count, per-word rate, surcharges or discounts for repetitions.
- g) and h) VAT rate applied and the VAT amount, the latter shown separately.
- i) Date of the operation, if different from the date of issue.
- j) If the operation is exempt, a reference to the rule that exempts it.
Three more rules from the same regulation:
- Deadline. The invoice is issued when the operation is carried out. If your client is a business or professional, before the 16th of the month following the one in which the tax falls due (art. 11.1). For services, VAT falls due when the service is provided or performed (art. 75.Uno.2 of Act 37/1992): the clock starts when you deliver the translation, not when you get paid.
- Currency and language. The invoice may be in any currency, but if it carries VAT, the VAT amount has to be stated in euros (art. 12.1). It may be written in any language; the tax authority can ask you for a translation into Spanish if it needs one (art. 12.2).
- Retention. You must keep the invoices you issue and receive for the period set by the General Tax Act, with their original content (art. 19).
2. Client in Spain
Business or professional. The service is treated as supplied in Spain when the recipient business has its seat here (art. 69.Uno.1 of Act 37/1992, the VAT Act). You apply 21% (art. 90.Uno). Your invoice also carries income tax withholding: 15% of the gross amount (art. 95.1 of the Personal Income Tax Regulation, Royal Decree 439/2007). If you are just starting out, it is 7% in the year you start and the next two, provided you did not carry on any professional activity in the previous year and you tell the client in a signed statement, which the client must keep (art. 95.1). Translators of works are expressly listed among professional income (art. 95.2.b.1).
Those obliged to withhold include legal entities and self-employed people who pay income in the course of their activity (art. 76.1.a and b of the Personal Income Tax Regulation).
Private individual. Also 21% (art. 69.Uno.2). A private individual who does not carry on an activity is not among those obliged to withhold (art. 76.1), so there is no withholding.
3. Business client in another EU country
This is the case that causes the most confusion, and the most common one for anyone working with European agencies.
- No Spanish VAT. The service is treated as supplied where your business client has its seat, not where you are (art. 69.Uno.1). The operation is not subject to VAT in Spain and your client accounts for the VAT in their own country.
- Wording on the invoice. Put your client's EU VAT number and a statement that the recipient owes the tax. Directive 2006/112/EC requires the mention "reverse charge" (inversión del sujeto pasivo in Spanish) when the customer is liable for the tax (Article 226, point 11a; the recipient's liability for services supplied by someone not established in their country is Article 196). Good practice is to also state the place-of-supply rule: "Operation not subject to Spanish VAT under the place-of-supply rules, art. 69.Uno.1 Act 37/1992". The Court of Justice of the EU has held that leaving out the reverse-charge mention cannot be fixed later (judgment of 8-12-2022, case C-247/21, Luxury Trust Automobil), so put it on the very first invoice.
- No income tax withholding. A foreign company with no permanent establishment in Spain is not among those obliged to withhold (art. 76.1 of the Personal Income Tax Regulation).
- Registration in the Register of Intra-Community Operators (ROI). Professionals who supply services that are located in another Member State, with the recipient as the person liable for the tax, form part of this register (art. 3.3.d of Royal Decree 1065/2007). You apply for it in the census declaration (art. 9). Do it before your first invoice to an EU client.
- Recapitulative statement (Form 349). You must file it for these "intra-Community supplies of services" (art. 79.1.3 of Royal Decree 1624/1992). It lists each client and the total taxable base you invoiced them (art. 80.1.1). It is filed monthly, within the first 20 days of the following month, or quarterly if neither in the quarter nor in the previous four did you exceed €50,000 of reportable operations (art. 81.2). The one for the last period of the year is filed during the first 30 days of January (art. 81.3).
4. Business client outside the EU
The place-of-supply rule is the same (art. 69.Uno.1): the service is treated as supplied where your client has its seat, not in Spain. Invoice without VAT and without withholding, with the not-subject wording. Form 349 does not apply, because it requires the recipient to be in another Member State (art. 79.1.3).
5. Private-individual client outside Spain
- In another EU country: as for a Spanish private individual, the service is treated as supplied in Spain because you are here (art. 69.Uno.2). Invoice with Spanish VAT at 21%.
- Outside the EU: the Act expressly lists translation, proofreading or typesetting of texts, and interpreting services among those that are not treated as supplied in Spain when the recipient is not a business and is established outside the Community (art. 69.Dos.f). Invoice without VAT.
6. The most common mistakes
- Charging VAT to an agency in another EU country. It is an operation not subject to VAT in Spain (art. 69.Uno.1): the client accounts for the VAT in their own country.
- Withholding income tax from a foreign client with no permanent establishment in Spain.
- An invoice without the client's EU VAT number. Without it you cannot document the operation or file Form 349.
- Not filing Form 349, or not having registered in the ROI beforehand.
- Letting the 16th go by in the month after delivery.
- Skipping the numbering. The series is consecutive; corrective invoices also go in their own series (art. 6.1.a, point 2).
- Showing the VAT in the client's currency. The VAT amount is stated in euros.
- Not knowing whether your client acts as a business or as a private individual. Ask for their VAT number: if they have one, they normally act as a business.
7. Checklist before sending an invoice
- Client in Spain, in the EU or outside? Business or private individual?
- Does it carry VAT? Is the rate right (21%), or the not-subject wording?
- Does it carry income tax withholding only if the client is Spanish and acts as a business or professional?
- Is the client's tax ID or VAT number there?
- Does it have a consecutive number and a date?
- Does it describe languages, words and rate?
- Is it issued before the 16th of the month after delivery?
- If the client is in the EU, are you registered in the ROI and will the operation go into the next Form 349?
Sources
Every article was read in the consolidated text of the official source on 2026-10-11. The sources are in Spanish.
- Royal Decree 1619/2012, Invoicing Regulation: BOE-A-2012-14696
- Act 37/1992 on Value Added Tax: BOE-A-1992-28740
- Royal Decree 1624/1992, VAT Regulation: BOE-A-1992-28925
- Royal Decree 1065/2007, General Regulation on tax management and inspection: BOE-A-2007-15984
- Royal Decree 439/2007, Personal Income Tax Regulation: BOE-A-2007-6820
- Directive 2006/112/EC, Articles 196 and 226 (English text consulted at legislation.gov.uk); CJEU judgment C-247/21.
Gestrics is desktop software for freelance translators that takes you from the first cold email to the invoice being paid. It warns you about the most common mistakes when you issue an invoice (withholding on a client abroad, VAT charged to an EU business) and adds the reverse-charge wording on invoices to EU businesses. It does not file Form 349 or check your ROI registration: that stays with you and your accountant. It stays on your own computer.