Gastos deducibles del traductor autónomo: qué se puede deducir y qué no

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Esta guía es para traductores autónomos con domicilio fiscal en España que calculan su rendimiento en estimación directa, normal o simplificada. Recoge lo que dicen la Ley y el Reglamento del IRPF, la Ley del Impuesto sobre Sociedades, la Ley del IVA y el Manual práctico de Renta de la Agencia Tributaria, con la fuente de cada afirmación. No es asesoramiento fiscal: ante un caso dudoso, consulta a tu gestor o a la propia Agencia Tributaria.

1. Los tres requisitos de todo gasto

El rendimiento de una actividad se calcula con las normas del Impuesto sobre Sociedades, más las reglas propias del IRPF (Ley del IRPF, art. 28.1). Según el Manual práctico de Renta de la Agencia Tributaria, un gasto es deducible si:

• Está vinculado a la actividad: se ha ocasionado al ejercerla y guarda relación con los ingresos.
• Está justificado, de forma prioritaria con la factura del proveedor. Aun así, la factura no es una prueba privilegiada: si Hacienda cuestiona el gasto, te toca demostrar que fue real.
• Está anotado en los libros registro que tienes obligación de llevar.

Y solo cuentan los gastos posteriores al alta en la actividad.

2. Lo que la ley o el Manual de Renta nombran expresamente

• La cuota de autónomos (RETA). Si al año siguiente la Seguridad Social la regulariza según tus rendimientos reales, lo que pagues de más es gasto de ese año siguiente, y lo que te devuelvan, menos gasto (Manual de Renta).
• El seguro de salud: lo que pagues por tu propia cobertura y la de tu cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan contigo, hasta 500 € por persona (1.500 € por persona con discapacidad) (Ley del IRPF, art. 30.2.5.ª a).
• Las comidas de trabajo propias, en establecimientos de restauración y hostelería y pagadas por un medio electrónico, con los límites de las dietas (art. 30.2.5.ª c). Esos límites son, por día, 26,67 € en España y 48,08 € en el extranjero si no pernoctas fuera, y 53,34 € y 91,35 € si pernoctas (Reglamento del IRPF, art. 9).
• Los tributos de la actividad, como el IAE, y el IVA soportado que no puedas deducir en tus declaraciones de IVA (Manual de Renta).

3. Si trabajas en casa

Si dedicas parte de tu vivienda habitual a la actividad, los suministros (agua, gas, electricidad, telefonía e internet) se deducen en este porcentaje: el 30 % de la proporción entre los metros dedicados a la actividad y la superficie total de la vivienda, salvo que se pruebe otro (Ley del IRPF, art. 30.2.5.ª b).

El ejemplo del propio Manual de Renta: un despacho de 40 m² en una vivienda de 100 m² es el 40 %; el 30 % de eso es el 12 %; con 5.000 € de suministros al año, son deducibles 600 €.

4. El ordenador, el móvil y los programas

• El ordenador y el resto del equipo se amortizan: no se deducen enteros el año de compra, sino repartidos en varios años según la tabla oficial, que tiene sus propias líneas para los equipos informáticos y para los programas (Ley del Impuesto sobre Sociedades, art. 12.1.a). En la modalidad simplificada se usa una tabla propia (Reglamento del IRPF, art. 30.1.ª).
• Excepción de los 300 €: los elementos nuevos cuyo valor unitario no pase de 300 € pueden amortizarse libremente, hasta 25.000 € al año (Ley del Impuesto sobre Sociedades, art. 12.3.e). El Manual de Renta recoge este supuesto entre los que pueden aplicar los autónomos en estimación directa.
• El móvil: la línea es deducible si se usa exclusivamente para la actividad, y el teléfono, por amortización (Manual de Renta).
• El uso personal fuera de horario no impide que un bien siga afecto a la actividad: se considera accesorio usarlo en días u horas en que no trabajas. Esa regla no vale para coches, motos, ciclomotores, aeronaves ni embarcaciones de recreo, salvo los casos que el propio artículo enumera (Reglamento del IRPF, art. 22.4).

5. Licencias, diccionarios, formación y asociaciones

Las licencias de Trados o memoQ, los diccionarios y bases de datos terminológicas, la formación o la cuota de una asociación profesional no aparecen enumerados en la ley. Rigen los requisitos del apartado 1: vinculación con la actividad, factura y registro. Si el vínculo con tu trabajo de traducción se puede explicar y documentar, el gasto encaja en esa regla; si es dudoso, pregunta antes de deducirlo.

6. Lo que no se deduce, o solo con límite

• Las multas y sanciones, los recargos del periodo ejecutivo y el recargo por presentar fuera de plazo sin requerimiento (Ley del Impuesto sobre Sociedades, art. 15.c).
• Los donativos y liberalidades (art. 15.e).
• Los gastos por atenciones a clientes o proveedores, que solo se deducen hasta el 1 % del importe neto de tu cifra de negocios del año (art. 15.e).

7. El IVA soportado va por otro camino

Que un gasto sea deducible en el IRPF no significa que su IVA lo sea en tus declaraciones trimestrales. La Ley del IVA tiene sus propias reglas:

• Solo se deduce el IVA de lo afectado directa y exclusivamente a la actividad. Lo que se usa a la vez para el trabajo y para necesidades privadas no se entiende afectado (art. 95.Uno y Dos).
• La excepción son los bienes de inversión, cuyo IVA se deduce en la medida en que vayan a usarse previsiblemente en la actividad (art. 95.Tres). Pero la ley no considera bien de inversión nada cuyo valor de adquisición sea inferior a 500.000 pesetas, unos 3.005 € (art. 108.Dos.5.º). Un ordenador que cueste menos de esa cifra no es bien de inversión a estos efectos.
• Sin factura no hay deducción, y nunca por más de la cuota que figure en ella por separado (art. 97).
• Sí se deduce aunque factures sin IVA a clientes de fuera. La ley da derecho a deducir el IVA de lo que uses en servicios prestados fuera del territorio del impuesto que darían ese derecho si se prestaran dentro (art. 94.Uno.2.º). Es el caso, por ejemplo, de un traductor que factura sin IVA a una agencia de otro país.
• Restaurantes y viajes: su IVA solo se deduce si el gasto es deducible en el IRPF (art. 96.Uno.6.º).

8. Si estás en estimación directa simplificada

Además de lo anterior, el conjunto de provisiones y gastos de difícil justificación se calcula aplicando el 5 % al rendimiento neto previo a este gasto, con un máximo de 2.000 € al año (Reglamento del IRPF, art. 30.2.ª). En 2023 fue el 7 % (Ley del IRPF, disposición adicional quincuagésima sexta); si lo ves así en algún sitio, es ese año.

Qué no cubre esta guía

• La estimación objetiva (módulos) y las sociedades.
• Los coeficientes concretos de cada tabla de amortización.
• Los vehículos, que tienen reglas propias en el IRPF y en el IVA.
• Canarias, Ceuta y Melilla, y los territorios forales.

Fuentes y vigencia

Los artículos se leyeron en su texto consolidado vigente en el BOE, y el Manual práctico de Renta 2025 en la sede de la Agencia Tributaria, el 2026-10-24.